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Comunicacin

La comunicacin, herramienta de la empresa... 2 y ltima parte

21-10-2005

Eduardo Press

Niveles de comunicacin

En una empresa coexisten diferentes niveles de comunicacin: la comunicacin vertical, entre diferentes niveles de jerarquas y, la comunicacin horizontal, en el mismo nivel, entre pares.

Y estos niveles se desarrollan a su vez siguiendo canales formales (los organigramas) a travs de encuentros, reuniones, y entrevistas, e informales, a travs de encuentros casuales, o no siguiendo las vas jerrquicas formales.

Cuando se desarrolla una adecuada poltica comunicacional, se propicia la integracin de los distintos niveles de la organizacin a travs de construir un cdigo comn, y se optimiza la participacin del personal a travs de una genuina motivacin, en todos sus niveles.

Comunicacin descendente

Permite mantener informados a los miembros de una organizacin de todos aquellos aspectos necesarios para un buen desenvolvimiento.

Proporciona a las personas informacin sobre lo que deben hacer, el cmo y qu se espera de ellas.

Las trampas posibles en este nivel son los estilos autoritarios de direccin, y la creencia de que una clara comunicacin pueda ser tomada como un signo de debilidad.

Ciertas dificultades tambin se producen en empresas de organizacin muy compleja, o con diferentes sedes, algunas muy alejadas de otras.

Comunicacin ascendente

Para un directivo puede ser la ms importante, ya que le permite conocer que funciona y que no. Permite mantener contacto directo con sus colaboradores, conocer las opiniones y necesidades de la gente que trabaja en su empresa, herramienta muy necesaria para la toma de decisiones.

Permite conocer el estado de nimo y motivacin de cada colaborador, percibir la magnitud de los problemas. Promueve la participacin y el aporte de ideas. Genera un acercamiento hacia los directivos, lo que crea condiciones para que las decisiones sean mejor comprendidas por las personas de la base.

Se puede chequear de que forma lleg la informacin emitida descendentemente.

La principal trampa en este nivel es no escuchar, la mayora de las veces por falta de hbito, otra cuando en algn punto de la escala se corta la comunicacin hacia arriba por una creencia compartida: cuando un subordinado transmite problemas hacia arriba es porque no est cumpliendo adecuadamente su funcin; lo nico que se genera de esta forma es el desconocimiento de lo que sucede.

Otra dificultad muy importante en este punto es la falta de claridad en las relaciones, cuando los organigramas no estn claramente definidos y la gente no sabe de quin dependen y a quin debe dirigirse.

Comunicacin horizontal

Es interesante que se fomente este tipo de comunicacin, ya que un buen entendimiento en este nivel permite el funcionamiento de eficaces equipos de trabajo. Un estilo de direccin participativo es un factor de estmulo para la comunicacin en este nivel, lo cual favorece la coordinacin de diferentes actividades y el conocimiento de las actividades que se desarrollan.

Genera espritu de cuerpo y clima de trabajo en comn. Facilita la disolucin de rumores y malos entendidos. Permite la creacin de confianza y compaerismo.

Algunas trampas en la comunicacin surgen en este nivel cuando existe la creencia de que uno mismo o "mi seccin" es ms importante que las otros. Tambin por el uso de lenguajes o "jergas" especficos que pueden dejar a algunos fuera del entendimiento.

Casos

Empresas, con estructuras de diferente complejidad, cantidad de personas trabajando en ella, de distintos rubros, y de funciones diversas dentro de la sociedad, pueden beneficiarse al prestar una adecuada atencin a la Comunicacin.

Una de las consultas ms comunes que recibimos es la que se refiere a un grupo de trabajo, en el cual cada miembro acta desligado de los otros, dando por resultado una serie de decisiones que no tienen en cuenta otras areas de la empresa, con la consecuente falta de comprensin del resto, y costosas dificultades en la implementacin de las acciones correspondientes, con resultados menores que los esperados.

Diversas han sido las fuentes desde las cuales hemos recibido consultas sobre estos temas: a) un colegio con mltiples secciones y una estructura administrativa compleja; b) una empresa productora de electricidad, con una organizacin complicada, con diferentes sedes; c) una empresa de artculos electrnicos con dificultades en la comunicacin con clientes en los servicios de posventa; d) un importante laboratorio de productos medicinales, para trabajar temas de comunicacin con el equipo de agentes de propaganda mdica; e) uno de los hoteles cinco estrellas de Buenos Aires, para hacer un trabajo que permita reconocer las pautas del funcionamiento desligado de sus gerentes y su transformacin en "team".

Por lo universal y cotidiano de la comunicacin entre personas, los aprendizajes de estas actividades son de aplicacin inmediata, y los resultados se verifican en poco tiempo. Si se consigue un funcionamiento armnico de la comunicacin en una empresa u organizacin, esta se convierte en una herramienta invalorable para el crecimiento sostenido.

Una adecuada comunicacin favorece un buen entendimiento, lo cual es un factor de motivacin y una inagotable fuente de energa

Sntesis

Etimolgicamente comunicacin proviene del latn y quiere decir compartir con.

An en un mundo informatizado, sea por E-mail, internet, fax, telfono, alrededor de un escritorio, frente a una mesa de reuniones, en un pasillo, la comunica-cin (el compartir con ) entre las personas es el corazn de cualquier empresa u organizacin. Una comunicacin eficaz es una exigencia de primer orden para mantener la excelencia en una persona o empresa. Una adecuada comunicacin favorece un buen entendimiento, lo cual es un factor de motivacin y una inagotable fuente de energa.

Eduardo Press

Socio y Director de Eduardo Press Consultores. Director de la Escuela Argentina de Psicologa Organizacional. Mdico. Terapeuta familiar. Mediador (habilitado por el Min. de Justicia, Disposicin N 735). Consultor Organizacional. Con ms de 29 aos de experiencia en el rea. Especialista en Comportamiento Humano y Organizacional, Comunicacin, Negociacin y Manejo de Conflictos. Consultor Asociado y miembro del Comit de tica del Grupo Consultor SIAD (Servicios Integrales para la Alta Direccin). Fue Profesor de la Escuela de Mediacin y Arbitraje del Consejo de Profesionales de Ciencias Econmicas de Capital Federal. Ex Vicepresidente y actual miembro del Comit de Acreditaciones de la Asociacin Sistmica de Buenos Aires. Autor del libro "Psicologa de las Organizaciones" de Ediciones Macchi de reciente aparicin. Autor de numerosos artculos en publicaciones especializadas. Fue profesor titular de Psicologa Sistmica en la Universidad de Ciencias Empresariales y Sociales (UCES) y profesor de Negociaciones en la Universidad de Palermo.

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